El Servicio MASC del ICAGR presenta su protocolo operativo detallado para la tramitación de solicitudes de mediación y conciliación, desde la recepción hasta la conclusión del expediente.
La parte interesada debe presentar una solicitud formal ante el ICAGR mediante formulario específico disponible en Secretaría o web, o mediante escrito libre que contenga datos de identificación, descripción del conflicto y método deseado.
Es obligatorio indicar el abogado que asiste a la parte, siendo requisito para someterse al Servicio MASC del ICAGR.
Una vez recibida, el Colegio registra la solicitud con número de expediente MASC y fecha de entrada. Si proviene de un convenio con alguna institución (derivación judicial o servicio municipal), se aplicarán los cauces especiales acordados.
La Comisión de MASC revisa la solicitud para verificar que cumple los requisitos formales y de competencia, comprobando que el asunto puede someterse a mediación/conciliación según la normativa vigente.
Se determina la naturaleza del conflicto (familia, seguros, mercantil, etc.) y el tipo de procedimiento más adecuado según la preferencia manifestada o la naturaleza del convenio aplicado.
Se obtiene el consentimiento de la parte solicitante y se invita formalmente a la otra parte para que acepte participar en el procedimiento elegido.
La Comisión de MASC identifica la bolsa de profesionales según el tipo de caso: mediadores familiares para asuntos de custodia, conciliadores mercantiles para conflictos societarios, etc.
Dentro de la lista pertinente, se localiza al profesional que corresponda según el turno rotatorio vigente o criterio objetivo acordado.
Se realiza una verificación interna de posibles impedimentos como conflictos de interés evidentes o si ya atendió a alguna parte en otro contexto.
La Secretaría contacta personalmente y de forma confidencial con el profesional seleccionado, facilitándole un resumen anónimo del caso.
El profesional consultado dispone normalmente de 24-48 horas para responder si acepta la designación.
En ese lapso debe analizar su agenda para confirmar que puede atender el caso sin dilaciones indebidas.
Debe verificar posibles conflictos de interés que pudieran comprometer su imparcialidad.
Al aceptar, firma una declaración indicando que no tiene relación con las partes y que cumplirá las normas deontológicas.
Una vez confirmado el mediador/conciliador, la Comisión emite el acuerdo de designación formal, asignando el caso a dicho profesional.
Se envía una comunicación a las partes informando de la designación, incluyendo datos de contacto del profesional y una hoja informativa sobre el procedimiento.
Se recuerda a las partes su derecho a recusar al profesional designado por causa justificada, dentro de un plazo determinado según el Reglamento.
El mediador/conciliador se pone en contacto con ambas partes dentro de los 2 días hábiles siguientes a la notificación para concertar la sesión inicial.
Se acuerda fecha y modalidad (presencial o telemática) de la primera sesión, asegurando la disponibilidad de todas las partes.
Se explica el funcionamiento del procedimiento, se establecen las reglas básicas y se confirma la voluntad de continuar.
Se presenta la propuesta de honorarios y las partes deciden si aceptan, firmando el acta inicial o un acuerdo separado.
El mediador/conciliador acuerda con las partes el calendario y dinámica de reuniones necesarias para el proceso.
Todas las sesiones se registran internamente con su fecha y asistentes, aunque sin contenido detallado por confidencialidad.
Si el mediador lo considera útil, puede celebrar reuniones privadas con cada parte por separado, para profundizar en sus intereses y posibles soluciones.
En conciliación, el conciliador podría presentar una propuesta escrita de acuerdo a las partes si ve que se atascó la negociación directa.
Resolución completa de todas las cuestiones en disputa
Resolución de algunas cuestiones, otras sin acuerdo
No se logra ninguna resolución pactada
Las partes deciden no continuar con el procedimiento
En caso de acuerdo, el mediador/conciliador asiste en la redacción del documento final, plasmando por escrito los pactos alcanzados con claridad y detalle. Si no hay acuerdo, se emite una certificación de terminación sin acuerdo, sin exponer motivos ni atribuir culpas.
El mediador/conciliador remite al ICAGR una copia del acta final y documentación estadística
La Comisión registra el cierre del expediente MASC en su sistema, anotando el resultado
Si es necesario, se expide certificado de intento de mediación/conciliación para procedimientos judiciales
Se archiva el expediente con medidas de confidencialidad durante el plazo legal establecido
Como parte del control de calidad, el Colegio puede enviar a las partes una encuesta voluntaria y anónima para medir su grado de satisfacción con el servicio prestado, el trato recibido y la utilidad del procedimiento.
Los resultados de estas encuestas son estudiados por la Comisión de MASC para identificar áreas de mejora y fortalezas del servicio ofrecido.
En base al análisis realizado, se implementan mejoras en el servicio, asegurando una gestión ordenada, transparente y eficiente de los procedimientos de mediación y conciliación.
Protocolo Operativo de Designación de Mediadores y Conciliadores