Protocolo Operativo de Designación de Mediadores y Conciliadores
El Servicio MASC del ICAGR presenta su protocolo operativo detallado para la tramitación de solicitudes de mediación y conciliación, desde la recepción hasta la conclusión del expediente.
La parte interesada debe presentar una solicitud formal ante el ICAGR mediante formulario específico disponible en Secretaría o web, o mediante escrito libre que contenga datos de identificación, descripción del conflicto y método deseado.
Es obligatorio indicar el abogado que asiste a la parte, siendo requisito para someterse al Servicio MASC del ICAGR.
Registro y tramitación
Una vez recibida, el Colegio registra la solicitud con número de expediente MASC y fecha de entrada. Si proviene de un convenio con alguna institución (derivación judicial o servicio municipal), se aplicarán los cauces especiales acordados.
Admisión y Clasificación del Caso
Verificación de requisitos
La Comisión de MASC revisa la solicitud para verificar que cumple los requisitos formales y de competencia, comprobando que el asunto puede someterse a mediación/conciliación según la normativa vigente.
Determinación de la naturaleza
Se determina la naturaleza del conflicto (familia, seguros, mercantil, etc.) y el tipo de procedimiento más adecuado según la preferencia manifestada o la naturaleza del convenio aplicado.
Consentimiento de participación
Se obtiene el consentimiento de la parte solicitante y se invita formalmente a la otra parte para que acepte participar en el procedimiento elegido.
Selección del Profesional Adecuado
Identificación de la bolsa correspondiente
La Comisión de MASC identifica la bolsa de profesionales según el tipo de caso: mediadores familiares para asuntos de custodia, conciliadores mercantiles para conflictos societarios, etc.
Selección por turno rotatorio
Dentro de la lista pertinente, se localiza al profesional que corresponda según el turno rotatorio vigente o criterio objetivo acordado.
Verificación de impedimentos
Se realiza una verificación interna de posibles impedimentos como conflictos de interés evidentes o si ya atendió a alguna parte en otro contexto.
Contacto confidencial
La Secretaría contacta personalmente y de forma confidencial con el profesional seleccionado, facilitándole un resumen anónimo del caso.
Confirmación por parte del Mediador/Conciliador
Plazo de respuesta
El profesional consultado dispone normalmente de 24-48 horas para responder si acepta la designación.
Análisis de disponibilidad
En ese lapso debe analizar su agenda para confirmar que puede atender el caso sin dilaciones indebidas.
Evaluación de conflictos
Debe verificar posibles conflictos de interés que pudieran comprometer su imparcialidad.
Declaración de imparcialidad
Al aceptar, firma una declaración indicando que no tiene relación con las partes y que cumplirá las normas deontológicas.
Designación Oficial y Notificación a las Partes
Acuerdo de designación formal
Una vez confirmado el mediador/conciliador, la Comisión emite el acuerdo de designación formal, asignando el caso a dicho profesional.
Comunicación a las partes
Se envía una comunicación a las partes informando de la designación, incluyendo datos de contacto del profesional y una hoja informativa sobre el procedimiento.
Derecho de recusación
Se recuerda a las partes su derecho a recusar al profesional designado por causa justificada, dentro de un plazo determinado según el Reglamento.
Primer Contacto y Sesión Informativa
Contacto inicial
El mediador/conciliador se pone en contacto con ambas partes dentro de los 2 días hábiles siguientes a la notificación para concertar la sesión inicial.
Coordinación de agendas
Se acuerda fecha y modalidad (presencial o telemática) de la primera sesión, asegurando la disponibilidad de todas las partes.
Sesión informativa
Se explica el funcionamiento del procedimiento, se establecen las reglas básicas y se confirma la voluntad de continuar.
Acuerdo de honorarios
Se presenta la propuesta de honorarios y las partes deciden si aceptan, firmando el acta inicial o un acuerdo separado.
Desarrollo de las Sesiones de Mediación/Conciliación
Calendario de sesiones
El mediador/conciliador acuerda con las partes el calendario y dinámica de reuniones necesarias para el proceso.
Registro de sesiones
Todas las sesiones se registran internamente con su fecha y asistentes, aunque sin contenido detallado por confidencialidad.
Reuniones privadas (caucus)
Si el mediador lo considera útil, puede celebrar reuniones privadas con cada parte por separado, para profundizar en sus intereses y posibles soluciones.
4
Propuestas de acuerdo
En conciliación, el conciliador podría presentar una propuesta escrita de acuerdo a las partes si ve que se atascó la negociación directa.
Cierre del Procedimiento y Resultado
2
Acuerdo total
Resolución completa de todas las cuestiones en disputa
2
Acuerdo parcial
Resolución de algunas cuestiones, otras sin acuerdo
Sin acuerdo
No se logra ninguna resolución pactada
Desistimiento anticipado
Las partes deciden no continuar con el procedimiento
En caso de acuerdo, el mediador/conciliador asiste en la redacción del documento final, plasmando por escrito los pactos alcanzados con claridad y detalle. Si no hay acuerdo, se emite una certificación de terminación sin acuerdo, sin exponer motivos ni atribuir culpas.
Documentación del Acuerdo
Remisión de Resultado y Archivo del Expediente
Remisión de documentación
El mediador/conciliador remite al ICAGR una copia del acta final y documentación estadística
Registro del cierre
La Comisión registra el cierre del expediente MASC en su sistema, anotando el resultado
Expedición de certificados
Si es necesario, se expide certificado de intento de mediación/conciliación para procedimientos judiciales
Archivo definitivo
Se archiva el expediente con medidas de confidencialidad durante el plazo legal establecido
Control de Calidad y Mejora Continua
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Encuesta de satisfacción
Como parte del control de calidad, el Colegio puede enviar a las partes una encuesta voluntaria y anónima para medir su grado de satisfacción con el servicio prestado, el trato recibido y la utilidad del procedimiento.
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Análisis de resultados
Los resultados de estas encuestas son estudiados por la Comisión de MASC para identificar áreas de mejora y fortalezas del servicio ofrecido.
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Implementación de mejoras
En base al análisis realizado, se implementan mejoras en el servicio, asegurando una gestión ordenada, transparente y eficiente de los procedimientos de mediación y conciliación.